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Eine Multi-Property-Struktur in Protel PMS einrichten

Eine Kettenstruktur mit mehreren Hotels auf einer gemeinsamen Protel-Installation aufbauen, ohne den Verwaltungsaufwand bei jeder neuen Property zu vervielfachen.

Diese Anleitung richtet sich an Hotelketten und Multi-Property-Betreiber, die drei bis fünfzehn Häuser auf einer gemeinsamen Protel-PMS-Installation betreiben — z. B. eine deutsche Boutique-Kette mit Häusern in Berlin, München, Hamburg und Köln. Wir beschreiben die empfohlene Konfiguration in Myprotelmod, mit der auch zehn parallel aktive Properties reibungslos zentral gesteuert werden.

Voraussetzungen

  • Eine aktive Protel-PMS-Installation mit Multi-Property-Lizenz
  • Ein aktives Myprotelmod-Kundenbereich-Konto mit Administratorzugriff auf Ketten-Ebene
  • Hochauflösende Bilder je Property (mindestens sechs Querformat-Fotos je Haus, 1600 × 900 px oder mehr)
  • Fertige Beschreibungstexte je Haus (mindestens 250 Wörter, in den Zielsprachen)
  • Liste der aktiven OTA-Kanäle pro Property (Booking.com, Expedia, HRS, hotel.de, Trip.com)

Schritt 1: Property-Codes festlegen

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Öffnen Sie Ketten-Einstellungen → Properties

Legen Sie für jede Property einen eindeutigen dreistelligen Code an (z. B. BER für Berlin, MUC für München, HAM für Hamburg, CGN für Köln). Dieser Code wird in Protel als PMS-Instance-ID verwendet und läuft durch alle Reports, Exporte und API-Aufrufe. Ändern Sie ihn später nicht — er ist Ihre eindeutige Referenz gegenüber DATEV und dem Kanalmanager.

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Kontaktdaten und Rechnungsadresse je Property

Ergänzen Sie Adresse, USt-IdNr., Bankverbindung und Hoteldirektor je Haus. Diese Angaben landen automatisch auf jeder Gastrechnung und im GoBD-konformen Rechnungsexport des mp-rechnung-gobd-Moduls.

Schritt 2: Zimmerkategorien pro Property anlegen

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Zimmerkategorien-Master pflegen

Definieren Sie auf Ketten-Ebene eine einheitliche Taxonomie der Zimmertypen: Standard Einzelzimmer, Standard Doppelzimmer, Superior, Junior Suite, Suite, Barrierefrei. Jede Property übernimmt diese Kategorien und ergänzt eigenen Bestand — Berlin hat 12 Junior Suiten, München nur 4.

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Kerninformationen je Zimmerkategorie erfassen

Titel (maximal 60 Zeichen), Beschreibung (mindestens 250 Wörter), Quadratmeter, maximale Belegung, Ausstattung, Bettentyp. Diese Daten werden vom mp-booking-engine-Modul auf der Hotelwebsite und vom mp-kanalmanager an Booking.com und Expedia übertragen.

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Bilder hochladen

Mindestens sechs Querformat-Fotos je Zimmerkategorie und Property (das Doppelzimmer in Berlin sieht nicht aus wie das in Hamburg), ein Titelbild im Hochformat für die mobile Ansicht der Booking Engine. Komprimieren Sie auf rund 300 KB pro Bild, um die Ladezeit gering zu halten.

Schritt 3: Ratenpläne zentral steuern

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Ratenplan-Reiter der Property öffnen

Legen Sie die Standard-Ratenpläne an (BAR, Flex, Nicht stornierbar, Frühbucher, Firmenrate, Wochenendspecial). Jede Rate hat ihren Preis pro Zimmerkategorie und ihre Stornierungsrichtlinie.

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Kettenweite Firmenraten ergänzen

Für Kettenkunden (z. B. eine Beratungsfirma, die alle vier Häuser bucht) können Sie kettenweite Corporate Rates hinterlegen, die automatisch auf jede Property angewendet werden — ohne dass Sie in jedem Haus einzeln Preise pflegen müssen.

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Yield-Regeln planen

Wenn das mp-yield-revpar-Modul aktiviert ist, definieren Sie bis zu vier Preiszeiträume je Property (Hochsaison, Mittelsaison, Nebensaison, Messe/Event). Änderungen werden über den mp-kanalmanager an alle OTA-Kanäle in unter zwei Minuten verteilt.

Schritt 4: Zusatzleistungen je Property

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Maximal fünf aktive Zusatzleistungen je Haus

Zum Beispiel: Frühstück, Parkplatz, Late Checkout, Flughafentransfer, Wellness-Zugang. Ein überladener Buchungsflow senkt die Konversion in der Booking Engine.

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Zusatzleistungen pro Nacht oder pro Aufenthalt

Frühstück rechnet pro Gast und Nacht ab, Flughafentransfer pro Aufenthalt als Festpreis. Wählen Sie den passenden Modus. Beide Varianten werden korrekt in der GoBD-Rechnung und im DATEV-Export ausgewiesen.

Schritt 5: OTA-Verteilung je Property

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Kanalmatrix je Property öffnen

Aktivieren Sie einzeln die zugelassenen OTA-Kanäle. Ein hochpreisiges Boutique-Haus in München läuft vielleicht nur direkt und über HRS, ein Businesshotel am Frankfurter Flughafen soll auf Booking.com, Expedia, HRS und hotel.de gleichzeitig sichtbar sein.

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Provisionen und Netto-Raten abgleichen

Die Marge pro Kanal wird automatisch berechnet und berücksichtigt die mit jedem OTA-Kanal ausgehandelten Provisionen. Über die Ansicht Analyse pro Kanal im mp-datev-export-Modul erkennen Sie, welche Kanäle je Property am wenigsten profitabel sind.

Operative Best Practices

Führen Sie jede neue Property mit einem 14-tägigen Schattenbetrieb in Protel ein, bevor Sie den Konnektor scharfschalten. Standardisieren Sie Zimmerkategorien-Bezeichnungen kettenweit („Superior Doppelzimmer" nicht mal „Superior" und mal „Sup DBL"), um die Lesbarkeit in Booking.com-Suchergebnissen und im mp-yield-revpar-Report zu verbessern. Erneuern Sie alle 18 Monate die sechs Hauptbilder je Zimmerkategorie, um visueller Ermüdung vorzubeugen. Wenden Sie sich für ein individuelles Multi-Property-Audit an support@myprotelmod.org mit dem Betreff „Multi-Property-Konfiguration".