Modul 2: GoBD-konforme Rechnungsstellung und DATEV-Export
Voraussetzungen
- Modul 1 abgeschlossen — Protel-Mandant ist mit dem Myprotelmod-Kanalmanager gekoppelt.
- Zertifizierte TSE-Cloud-Instanz (BSI TR-03153, KassenSichV) im Myprotelmod-Modulkatalog aktiviert oder eine bestehende TSE-Anbindung dokumentiert.
- Zugangsdaten Ihres Steuerberaters für den DATEV-Belegtransfer bereit.
2.1 TSE-Signatur nach BSI TR-03153 einrichten
Die KassenSichV verlangt, dass jede Rechnung eines deutschen Hotels durch eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert wird. Myprotelmod stellt eine BSI-zertifizierte Cloud-TSE bereit; alternativ dokumentieren Sie eine bereits vorhandene lokale TSE Ihres Hauses.
Modul „Rechnung GoBD" aktivieren
Öffnen Sie Kundenbereich → Modulkatalog → Rechnung GoBD und aktivieren Sie es für die betroffene Property. Die TSE-Instanz wird automatisch angelegt und mit Ihrem Protel-Mandanten verknüpft. Der Aktivierungslauf dauert etwa vier Minuten.
Signatur-Testlauf durchführen
Erzeugen Sie über den Menüpunkt Testbeleg eine simulierte Rechnung mit einer Übernachtung von 89,00 €. Die Rechnung erhält eine gültige TSE-Signatur, eine QR-Struktur mit Signatur-Payload sowie eine fortlaufende Belegnummer aus Ihrem Belegkreis. Prüfen Sie die Signatur mit dem BSI-Prüfwerkzeug.
2.2 XRechnung und ZUGFeRD für B2B-Gäste
Corporate-Gäste (Reisebüros, Firmenkunden, öffentliche Auftraggeber) verlangen zunehmend eine strukturierte elektronische Rechnung nach XRechnung- oder ZUGFeRD-Standard. Myprotelmod erkennt automatisch, ob der Gast eine LeitwegID (öffentlicher Sektor) oder eine reguläre USt-IdNr. (Corporate) hinterlegt hat, und liefert die passende Formatvariante aus.
B2B-Profil im Gastprofil setzen
Öffnen Sie das Gastprofil in Protel und tragen Sie USt-IdNr. sowie — bei Behörden — die LeitwegID ein. Myprotelmod ergänzt die Rechnungsstruktur automatisch um die geforderten BT-Felder (BT-10, BT-27, BT-31).
Auslieferungskanal wählen
Standard ist ein PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML (ZUGFeRD 2.3). Für öffentliche Auftraggeber schaltet Myprotelmod automatisch auf XRechnung 3.0 und liefert die Rechnung über die konfigurierte PEPPOL-BIS-Adresse.
2.3 DATEV-Belegkreis pro Property sauber trennen
Betreiben Sie mehrere Häuser unter einem Mandanten (siehe Multi-Property-Artikel), verlangt Ihr Steuerberater sauber getrennte Belegkreise pro Property, damit der Monatsabschluss ohne manuelle Nacharbeit gebucht werden kann.
Belegkreis anlegen
Unter DATEV-Export → Belegkreise definieren Sie pro Property einen Präfix (z. B. „BER" für Berlin, „MUC" für München). Myprotelmod hängt eine fortlaufende Rechnungsnummer an und prüft die Lückenlosigkeit bei jedem Monatslauf.
Kontenrahmen zuordnen
Wählen Sie SKR03 oder SKR04. Myprotelmod schlägt automatisch die üblichen Sachkonten für Beherbergung (8300er-Bereich), Frühstück (8400), Getränke (8410) und Kurtaxe (durchlaufender Posten 1590) vor. Ihr Steuerberater kann die Zuordnung ergänzen.
2.4 Monatsabschluss und DATEV-Belegtransfer
Monatslauf starten
Am ersten Werktag des Folgemonats stößt Myprotelmod den Monatslauf an: alle GoBD-signierten Belege werden im DATEV-Format „EXTF" (Buchungsstapel + Belegimages als PDF/A-3) zusammengestellt.
Übergabe an den Steuerberater
Der Export wird direkt an DATEV Unternehmen online oder als verschlüsseltes ZIP an die im Kundenbereich hinterlegte Steuerberater-Adresse gesendet. Ihr Steuerberater importiert den Stapel in DATEV Rechnungswesen und bucht ohne manuelle Nacharbeit.
Prüfprotokoll archivieren
Myprotelmod erstellt ein Prüfprotokoll (GoBD-Verfahrensdokumentation, Anlage 3): TSE-Signaturkette, Belegnummernprüfung, Sachkonten-Zuordnung. Das Protokoll bleibt zehn Jahre revisionssicher im Frankfurt-EU-Hosting verfügbar.
2.5 Häufige Prüferfragen und wie Sie ihnen begegnen
- Lückenlose Belegnummern: Myprotelmod verhindert Lücken pro Belegkreis; falls doch eine Storno-Lücke entsteht, wird sie im Journal begründet.
- Unveränderlichkeit: jede Änderung nach TSE-Signatur wird als Gegenbuchung geführt, niemals als Überschreibung — GoBD-Grundsatz erfüllt.
- Zeitgerechte Erfassung: die TSE-Signatur wird beim Check-out gesetzt, spätestens jedoch beim nächsten Buchungslauf innerhalb von 24 Stunden.